Sistema de Gestión de Admisiones

Implementación de CRM, Automatización y Facebook Ads

Cliente: INTAC / INTAO
Consultor: Fabricio Puerto
DICIEMBRE 2025

Situación Actual

Actualmente, la mayoría de personas interesadas en estudiar en INTAC / INTAO llegan a través de WhatsApp, generando varios desafíos operativos:

📱 Información Dispersa

Las conversaciones quedan repartidas en distintos teléfonos sin un lugar único de seguimiento del historial.

📊 Poca Trazabilidad

No existe forma de saber cuántas personas solicitaron información, desde qué campaña llegaron o en qué etapa del proceso se encuentran.

⚠️ Pérdida de Oportunidades

Si un mensaje no se responde a tiempo o alguien cambia de puesto, se pierde el contexto y el posible estudiante.

💾 Sin Base de Datos

Datos clave como nombre, teléfono, programa de interés y horario preferido no se consolidan en una base central.

🎯 Objetivo de la Propuesta

Diseñar e implementar un sistema que centralice la información, conecte los canales digitales con un CRM, automatice el contacto inicial y permita medir el rendimiento desde el primer mensaje hasta la matrícula.

Componentes de la Solución

🔧 1. Implementación de CRM

  • Diseño de embudo de admisión/matrícula
  • Campos personalizados (programa, horario, sede)
  • Usuarios y permisos configurados
  • Reportes para dirección y equipo

⚡ 2. Automatización de Contacto

  • Integración con WhatsApp y formularios
  • Asignación automática de interesados
  • Notificaciones inmediatas al equipo
  • Plantillas de mensajes estandarizadas

📢 3. Integración Facebook Ads

  • Conexión automática de formularios
  • Identificación de campaña origen
  • Eventos clave configurados
  • Tablero de métricas (CPL, costo por matrícula)

📋 Campos del CRM Incluyen:

  • Nombre completo
  • Teléfono / WhatsApp
  • Correo electrónico
  • Edad / rango de edad
  • Nivel de estudios
  • Ciudad / colonia
  • ¿Trabaja actualmente?
  • Programa de interés
  • Horario preferido
  • Sede preferida
  • Origen del contacto

Metodología y Fases de Trabajo

Fase 1: Diagnóstico y Diseño

Duración: 1-2 semanas

  • Mapeo del flujo actual de admisiones
  • Definición del flujo ideal junto al equipo
  • Diseño de pipeline, campos y métricas de éxito

Fase 2: Implementación e Integraciones

Duración: 2-3 semanas

  • Configuración del CRM y creación de usuarios
  • Integración con Facebook Ads y canales de contacto
  • Configuración de automatizaciones y notificaciones
  • Pruebas internas antes del despliegue completo

Fase 3: Acompañamiento y Optimización

Duración: 4-6 semanas

  • Monitoreo de operación diaria y ajustes
  • Capacitación al equipo de admisiones
  • Recomendaciones basadas en datos reales

🎁 Entregables

  • CRM configurado y operativo
  • Integración activa Facebook Ads - CRM
  • Flujo de asignación y notificación funcionando
  • Plantillas de mensajes y guías de uso
  • Tablero de indicadores para toma de decisiones

Inversión y Condiciones

Proyecto Inicial Completo

$2,500 USD
✨ Descuento Especial Alexander Canales
-$1,000 USD
$1,500 USD
Implementación y configuración CRM
$1,100 USD (pago único)
Integración Facebook Ads + Automatizaciones
$900 USD (pago único)
Acompañamiento primer mes
$500 USD (mensual)

Tarifa preferencial por tratarse de proyecto piloto integral

⚠️ Costos No Incluidos

Los montos anteriores NO incluyen:

  • Licencias del CRM: Pagadas directamente al proveedor por INTAC/INTAO
  • Mensajes WhatsApp Business API: Costo asumido por INTAC/INTAO
  • Pauta publicitaria: Inversión en anuncios pagada directamente a Meta

Esta propuesta cubre únicamente servicios de diseño, implementación, integración y acompañamiento.

Próximos Pasos

  1. Validar y ajustar el alcance de la propuesta
  2. Definir la herramienta de CRM a utilizar
  3. Acordar fecha de inicio y calendario de reuniones