Ein vollständiges digitales Betriebssystem für Zieschank — ohne Berater-Worthülsen, dafür mit konkreten Bausteinen, die ab Mitte Oktober im Tagesgeschäft laufen. Tipp auf jede Karte, um Details zu sehen.
Damit ist klar, wie alles zusammenhängt: was deine Mitarbeiter sehen, was du steuerst, was die KI im Hintergrund macht — und wo welche Daten liegen.
Die Mitarbeiter-App auf jedem Smartphone. Das Kunden-Terminbuchungs-Tool auf der Webseite. SMS- und Mail-Erinnerungen direkt aufs Handy. Hier passiert das Tagesgeschäft.
Der Admin Hub ist deine Schaltzentrale. Hier siehst du, was deine Mitarbeiter machen, was die KI vorschlägt, welche Aufträge offen sind. Hier gibst du KI-Vorschläge frei oder lehnst sie ab. Verbunden mit HubSpot für alle Kundendaten.
Die Workflows-Datenbank ist das Gedächtnis deines Systems. Vier KI-Agenten arbeiten auf dem Mac Mini, jeder mit einer klar definierten Aufgabe. Sensible Daten verlassen das Haus nicht — alles läuft lokal auf deinem eigenen Rechner.
Damit du verstehst, was wo läuft und warum deine Daten sicher sind: die technische Architektur in einer Grafik. Tipp auf die Bausteine für Details.
Bevor ich eine Zeile Code schreibe, gibt es zwei Wochen Bestandsanalyse mit euren Abteilungsleitern. Ich will erst verstehen, wie es heute bei euch läuft, bevor ich entscheide, was anders werden muss.
Strukturierte Gespräche mit den Verantwortlichen aus Verwaltung, Disposition, Rechnungslegung, Werkstatt und Montage. Ziel: ein klares Bild davon, was heute funktioniert, was hakt, was deine Mitarbeiter wirklich brauchen — bevor wir bauen. Keine Berater-Phrasen, keine Workshops mit Klebezetteln. Konkrete Gespräche, beobachtete Abläufe, dokumentierte Ist-Prozesse.
Die zwei Anwendungen, die täglich geöffnet werden — von deinen Mitarbeitern und von dir.
Die mobile Anwendung für alle deine Mitarbeiter. Jeder hat seinen eigenen Account, jede Abteilung sieht nur, was sie braucht. Die App, die ihr beim Termin gesehen habt — aber mit echten Abteilungs-Sichten, Rollenrechten und integrierter Kundenkartei und Ressourcen-Ablage.
Deine Schaltzentrale. Hier wird alles gesteuert, freigegeben, eingesehen. Der Admin Hub ist nicht nur ein Verwaltungs-Tool für die Mitarbeiter-App — er ist die Stelle, an der du und die KI-Agenten gemeinsam arbeiten.
Jeder Agent hat eine klar definierte Aufgabe. Keiner agiert selbständig in der Welt — alle liefern dir Vor-Arbeit, die du im Admin Hub freigibst oder ablehnst.
Der Touren- und Termin-Optimierer. Er schlägt dir vor, wie die Aufträge auf Tage und Monteure verteilt werden. Berücksichtigt Adressen, Fahrtwege, Qualifikationen, Kundentermine. Du gibst frei.
Der Beleg-Vorbereiter. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, bereitet der Agent die Rechnung vor — mit Positionen, Preisen, Zahlungsbedingungen. Du oder die Buchhaltung prüft und schickt raus.
Der Postfach-Vorsortierer. Eingehende E-Mails werden gelesen, klassifiziert, bei Standard-Anfragen wird eine Antwort vorgeschlagen. Du öffnest morgens den Admin Hub und siehst: 47 Mails eingegangen, 31 davon haben eine vorbereitete Antwort.
Der CRM-Pfleger und Routine-Abnehmer. Hält Kontakte in HubSpot sauber, ergänzt fehlende Informationen, triggert Mail-Sequenzen, erstellt wiederkehrende Berichte. Alles, was kein Mensch denken muss.
Zwei Touchpoints, die das Kundenerlebnis spürbar verbessern — und gleichzeitig dein Tagesgeschäft entlasten.
Deine Kunden buchen Beratungs- und Aufmaß-Termine selbst auf der Webseite. Sie sehen freie Slots, wählen passende Zeit, bekommen sofort eine Bestätigung. Keine Telefonschleife, keine E-Mail-Pingpong, kein „Ich melde mich nochmal".
Automatische Erinnerungen vor jedem Termin — per Mail und per SMS. Reduziert No-Shows, vermeidet vergebliche Anfahrten, signalisiert Professionalität.
Was passiert mit Angebots-Anfragen, die nicht innerhalb von drei Tagen zum Auftrag werden? In den meisten Mittelständlern: nichts. Das ändern wir bei dir.
HubSpot als zentrales Kundendaten-System aufsetzen. Alle Kontakte, Aufträge, Angebote, Korrespondenz an einem Ort. Verbunden mit der Mitarbeiter-App, dem Admin Hub und deiner Webseite.
Vorgefertigte, persönlich wirkende Mail-Strecken für die wichtigsten Vertriebs-Situationen. Wer ein Angebot bekommt, aber sich drei Wochen nicht meldet, bekommt automatisch eine sinnvolle Nachfass-Mail. Wer eine Reklamation hatte, bekommt nach Lösung eine Follow-up-Mail.
Über die reine Technik hinaus: deinen Vertriebsprozess analysieren, Engstellen identifizieren, Conversion-Raten verbessern. Wo gehen Anfragen verloren? Welche Angebote werden überdurchschnittlich oft abgelehnt? Was unterscheidet die schnellen Aufträge von den langen?
Wie repariert man einen Beschlag der Marke X? Wie läuft eine Reklamation ab? Was sagt man bei Anfrage Y? Das Wissen deiner erfahrenen Mitarbeiter, dokumentiert und in der App direkt verfügbar — auch für neue Kollegen.
Die Wissensdatenbank ist ein Modul innerhalb der Mitarbeiter-App. Jeder Mitarbeiter kann nachschlagen, wie ein Prozess konkret abläuft — als Schritt-für-Schritt-Anleitung, ggf. mit Fotos, Videos oder Skizzen. Die Wissensbasis wächst mit der Zeit: was einmal sauber dokumentiert ist, geht nicht mehr verloren, wenn ein erfahrener Mitarbeiter in Rente geht oder krank wird.
Das wichtigste Konzept im ganzen System: Die KI-Agenten ersetzen dich nicht — sie liefern dir Vor-Arbeit. Du behältst die Kontrolle über jede Entscheidung, die nach außen geht. Klick auf die Schritte, um zu sehen, was jeweils passiert.
Was wann gebaut, eingeführt und übergeben wird. Mit klaren Liefergegenständen. Klick auf einen Meilenstein für mehr Details.
Erste zwei Wochen: Interviews mit Abteilungsleitern, Vor-Ort-Beobachtung, Ist-Prozesse dokumentieren. Mac Mini wird aufgesetzt, Workflows-Datenbank vorbereitet.
Datenbasis fertig aufgesetzt. App-Entwicklung beginnt — erst mit Disposition als Pilot-Abteilung, dann die anderen Abteilungen rollen schrittweise dazu.
Alle Abteilungen haben Zugang. Schulungen mit Verwaltung, Werkstatt, Montage. Die App ist im Tagesgeschäft im Einsatz.
Der Admin Hub geht in deine Hand. HubSpot wird parallel aufgesetzt, Kundendaten migriert. Du kannst ab jetzt Mitarbeiter, Aufträge, Workflows zentral steuern.
Der E-Mail-Agent geht als erster live — kleinstes Risiko, größter sichtbarer Nutzen. Du bekommst Mail-Antworten zum Freigeben in den Admin Hub.
Zwei weitere Agenten gehen produktiv. Touren-Vorschläge und Rechnungs-Entwürfe landen im Admin Hub.
Online-Terminbuchung auf der Webseite. SMS- und E-Mail-Erinnerungen aktiv. Erste Mail-Sequenzen in HubSpot laufen.
Vierter Agent geht live (CRM-Pflege, Reports, Routine). Parallel: Vertriebs-Funnel-Analyse mit konkreten Optimierungs-Maßnahmen.
Was läuft, läuft. Was hakt, wird nachgebessert. Vollständige technische und Anwender-Dokumentation. Schulung aller Mitarbeiter im finalen System.
Abschlussmessung der Kennzahlen aus dem Förderantrag. Übergabe an dich — entweder zur Eigenverwaltung, an externen Dienstleister oder mit optionalem Wartungs-Retainer.
12 Bausteine. 4,5 Monate. Ein zusammenhängendes System, das ab Ende Oktober Tag für Tag im Tagesgeschäft mitarbeitet — auch wenn ich nicht mehr da bin.