Ein mittelständischer Fensterbauer hat Hunderte kleiner Reibungspunkte im Tagesgeschäft. Keiner davon ist dramatisch. Zusammen kosten sie eine Person pro Abteilung.
Dieses Konzept skizziert, wie ich die nächsten fünf Monate dafür einsetze, sie systematisch herauszuarbeiten — und dort zu automatisieren, wo es sich rechnet.
Adressat
Marc Hein
Start
15. Juni 2026
Modell
Hybrid · 5 Monate
Fokus
Operations · AI
01 — Beobachtung
Wo die Zeit verloren geht.
In jedem operativ gewachsenen Unternehmen sammeln sich über Jahre dieselben Muster an. Sie sind nirgendwo dokumentiert, weil jeder einzelne davon kleiner wirkt als die Mühe, ihn zu beschreiben. Sie zu adressieren ist die eigentliche Arbeit — nicht ein neues Tool einzuführen.
i
Doppelte Erfassung
Daten aus dem Angebotsprogramm wandern manuell in eine Excel, von dort ins CRM, von dort in eine WhatsApp an den Monteur.
ii
Telefonlast
Halbe Stelle Dispo geht für Anrufe drauf, deren Antwort eigentlich schon im System steht — nur findet sie der Anrufer nicht.
iii
Stille Wissensmonopole
Eine Person weiß, welcher Lieferant für welches Profil welche Lieferzeit hat. Geht sie in Urlaub, stockt der Einkauf.
iv
Reports, die niemand liest
Excel-Auswertungen werden Freitag erstellt, Montag liegen sie ungeöffnet im Postfach. Nicht weil sie unwichtig sind — sondern weil das Format keine Entscheidung auslöst.
v
Anfragen versanden
Jeder fünfte Lead aus der Webseite wird nicht zurückgerufen. Nicht aus Desinteresse — sondern weil unklar ist, wer ihn priorisieren sollte.
02 — Arbeitsweise
Eingebunden, aber eigenständig.
Ich komme als Festangestellter zu Zieschank — Teil des Teams, ansprechbar, im selben Boot wie alle anderen. Gleichzeitig arbeite ich wie jemand, der für seine Ergebnisse verantwortlich ist. Selbstgesteuert, mit klaren Outputs, ohne Mikromanagement.
Was zählt, ist was am Ende des Monats läuft. Nicht, wie viele Stunden ich am Schreibtisch saß. Hybrid heißt: präsent, wo Präsenz wirkt — remote, wo konzentriertes Bauen wirkt.
„Erst verstehen, wie es heute läuft. Dann entscheiden, was sich zu bauen lohnt. Erst dann bauen."
— Arbeitsprinzip
03 — Vorgehen
Discovery vor Implementierung.
Bevor irgendeine Software entsteht, setze ich mich zu jedem Abteilungsleiter an seinen Arbeitsplatz. Operative Bereiche und Dispo. Keine Herstellung — die Hebelwirkung liegt anderswo.
W 1 – 2
Process Discovery
Walkthroughs mit jedem Abteilungsleiter, 90 bis 120 Minuten. Ich sitze daneben und lasse mir den Tag zeigen — Tools, Tagesabläufe, Übergaben. Was nervt seit Jahren. Was passiert dreimal, weil Schritt eins nicht sauber gespeichert wurde.
Output: ein lesbares Process Map pro Abteilung. Eine konsolidierte Painpoint-Liste, sortiert nach Impact mal Aufwand.
W 3
Priorisierung
Wir gehen die Liste gemeinsam durch. Drei bis fünf Themen für die verbleibenden Monate. Der Rest geht in eine Roadmap für später, sauber dokumentiert. Was nicht in den Zeitraum passt, wird nicht angefangen.
W 4 ff.
Build & Rollout
Iterativ, mit den Leuten aus den Abteilungen. Was gebaut wird, wird auch benutzt — sonst hat es seinen Zweck verfehlt. Jede Woche ein Stand, jeder Stand eine Entscheidung: weiter, anders, weg.
04 — Iterations-Zyklus
Kurze Wege, klare Übergaben.
So sieht ein typischer Bauzyklus aus — von der Idee bis zum Live-Betrieb. Du gibst Richtung, ich liefere — und an wenigen, klar definierten Punkten brauche ich deine Entscheidung oder dein Auge. Keine Status-Meetings ohne Anlass, keine Berichte für die Schublade.
Ein typischer Iterations-Zyklus
01
Verstehen
Ich spreche mit den Leuten in der betroffenen Abteilung, beobachte den Ablauf, dokumentiere Painpoints.
→ Ich
02
Vorschlagen
Ich bringe dir einen klaren Vorschlag: Was, warum, Aufwand, erwartete Wirkung. Eine Seite, kein Roman.
→ Ich
03
Entscheiden
Du gibst grünes Licht, lehnst ab oder schärfst nach. Idealerweise im Zwei-Tages-Fenster, damit der Flow nicht reißt.
→ Marc
04
Bauen
Ich entwickle eigenständig, ohne weiteres Briefing. Bei Blockern oder größeren Weichen melde ich mich kurz.
→ Ich
05
Zeigen
Funktionierender Stand — kein Wireframe, keine Folie. Du klickst durch, gibst Feedback, oder die Abteilung testet direkt.
→ Ich
06
Freigeben
Du entscheidest: in den Live-Betrieb, weitere Iteration, oder verworfen. Was live geht, wird sauber dokumentiert.
→ Marc
Sechs Stationen, mehr nicht. An drei Punkten bist du dran — den Rest läuft eigenständig. Wie wir die Übergaben dazwischen organisieren, steht im nächsten Abschnitt.
05 — Kommunikation & Übergabe
Wie wir im Alltag laufen.
Der Iterations-Zyklus zeigt die Mechanik. Im Alltag läuft es lockerer — wir kennen uns. Hier deshalb keine Spielregeln aus dem Lehrbuch, sondern eher ein Bild davon, wie wir miteinander reden und was du von mir erwarten kannst.
WhatsApp
Tägliche Kommunikation
Schnelle Fragen, kurze Updates, Statusmeldungen, Links zu fertigen Ständen. Wie unter Bekannten — kein offizieller Ton, keine Erwartung sofortiger Antwort.
Antwort meist innerhalb von Stunden
Anruf
Wenn schreiben zu lange dauert
Für alles, was sich getippt nicht klären lässt. Direkter Anruf, jederzeit. Ich nehme ab oder rufe zurück, sobald ich kann.
Jederzeit, ohne Voranmeldung
E-Mail
Formales & Drittes
Für Themen, die schriftlich dokumentiert sein sollen. Verträge, externe Korrespondenz, längere Sachverhalte mit Anhängen. Nicht für tägliches Hin und Her.
Antwort innerhalb 24 Stunden
Persönlich treffen
Wenn es Substanz braucht
Im Büro, beim Kaffee, zum Mittagessen — wenn ein Thema Aufmerksamkeit braucht, treffen wir uns einfach. Kein Termin-Kalender, keine Tagesordnung. Wir reden, wenn es ansteht.
Wann es passt
Wie du Ergebnisse bekommst.
Was ich liefere, kommt in einer von vier Formen — passend zum Zweck. Nichts davon muss ausgedruckt, weitergeleitet oder umformatiert werden. Du klickst, liest, entscheidest.
Live-Demo
Funktionierender Stand zum Anklicken
Wenn etwas Neues fertig ist, bekommst du einen Link. Du klickst durch, probierst aus, gibst Feedback. Kein Mockup, kein Wireframe — die echte Sache, auf einem geschützten Vorschau-Server.
One-Pager
Eine Seite pro Vorhaben
Bevor etwas Größeres entsteht, bekommst du eine Seite: Was, Warum, Aufwand, erwarteter Nutzen. Lesezeit drei Minuten. Du gibst grünes Licht, lehnst ab, oder schärfst nach.
Dashboard
Live-Sicht auf den Stand
Was läuft, was ist fertig, was ist in Arbeit — auf einer Seite, immer aktuell. Du musst nicht nachfragen. Wenn dich etwas interessiert, schaust du nach.
Kurzbericht
Monatsende, fünf Minuten Lesezeit
Einmal im Monat eine Zusammenfassung: was wurde geschafft, was ist als nächstes dran, wo gibt es Themen die deine Aufmerksamkeit brauchen. Kein Reporting für die Schublade.
Wie wir Anpassungen besprechen.
Du wirst Dinge sehen, die du anders haben willst. Das ist normal — und genau dafür gibt es kurze Wege. Drei Regeln, damit Feedback nicht im Sand verläuft:
Feedback-Loop
i
Sag es früh, sag es direkt.
Lieber sofort eine kurze Slack-Nachricht als zwei Wochen warten und dann eine lange E-Mail. Je früher Feedback kommt, desto kleiner ist die Korrektur.
ii
Bauchgefühl reicht.
Du musst nicht begründen, warum dir etwas nicht passt. „Fühlt sich nicht richtig an" ist ein gültiges Argument. Den Rest klären wir im Gespräch.
iii
Innerhalb von 48 Stunden ist die Anpassung sichtbar.
Kleine Korrekturen passieren noch am selben Tag. Größere Richtungswechsel dauern länger, dann gibt es einen klaren Plan dazu.
Der Takt.
Keine festen Wochentermine, kein Sitzungs-Apparat. Wir kennen uns gut genug, um zu wissen, wann es ein Gespräch braucht und wann nicht. Was bleibt, sind ein paar lockere Anker — alles andere ergibt sich.
Im Alltag
Per WhatsApp und Anruf
Kurze Updates, schnelle Fragen, „schau mal hier rein" — alles per WhatsApp. Wenn etwas dringend ist oder sich nicht tippen lässt, einfach anrufen. So wie wir es immer schon machen.
Wenn nötig
Treffen im Büro oder beim Essen
Wenn etwas Substanz braucht, treffen wir uns. Im Werk, beim Mittag, beim Kaffee. Du sagst Bescheid wann es dir passt, ich richte mich danach. Umgekehrt genauso.
Monatlich
Eine Seite mit dem Stand
Einmal im Monat ein Kurzbericht — eine Seite, die du am Wochenende mit dem Kaffee lesen kannst. Was wurde geschafft, was ist als nächstes dran, wo brauche ich Entscheidungen oder Hilfe.
Unterm Strich: du erreichst mich, wann immer du willst. Wir treffen uns, wenn etwas zu besprechen ist. Und wenn dir etwas nicht passt, sagst du es — und es wird angepasst. So einfach.
06 — Was ich brauche
Eine schlanke Grundausstattung.
Damit ich vom ersten Tag an liefern kann, brauche ich ein klares Set an Werkzeugen und Zugängen. Nichts Exotisches — alles Standard für jemanden, der Software baut und mit AI-Systemen arbeitet. Ich fasse hier alles zusammen, damit es für dich vorab abhakbar ist.
Claude Max 5x
Für die täglichen AI-gestützten Entwicklungs- und Analyse-Workflows. Ohne ausreichende Token-Limits stockt der Build.
AI · Build
MacBook Pro
Firmengerät für DSGVO-saubere Trennung. Alternativ nutze ich meines, dann mit klarer Datentrennung per Profil.
DSGVO · Hardware
Mac Mini M4
Stationär im Haus für lokale AI-Modelle und autonom laufende Agenten. Hier liegt das Gehirn der Infrastruktur.
AI · Lokal
GitHub Account
Versionskontrolle und Code-Repositories der Firma. Organisations-Account mit privaten Repos, kein öffentliches Setup.
Code · Sicherheit
Google Workspace
Account auf Firmen-Domain für Drive, Kalender, Mail und gemeinsamer Dokumentenablage.
Konto · Kollab
Firmen-E-Mail
Eigene Adresse @zieschank für jede externe Kommunikation im Namen der Firma. Standard, aber wichtig.
Identität
Vercel Pro
Hosting-Plattform für Web-Anwendungen und interne Tools. Pro-Tier wegen Team-Funktionen und SLAs.
Hosting
Direkter Draht
Ein offener Kanal zu dir — Slack, Signal, oder was du nutzt. Für die wenigen, aber wichtigen Entscheidungs-Momente.
Kommunikation
Alle Tools laufen entweder auf eigener Hardware bei Zieschank oder über Anbieter mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung. Daten, die nicht raus müssen, gehen auch nicht raus.
07 — Mission Control
Eine Plattform, die mitwächst.
Mission Control ist die Plattform, die ich seit Monaten entwickle. Sie ist nicht für Zieschank gebaut, aber sie passt — weil sie genau das tut, was ein operativ getriebenes Unternehmen braucht: viele kleine Werkzeuge, agentenbasierte Automatisierungen und ein Dashboard für das, was wirklich zählt, alles unter einem Dach.
Statt für jede Aufgabe ein neues SaaS-Tool zu kaufen, wird Mission Control schrittweise um die Module erweitert, die Zieschank wirklich braucht. Was nicht passt, kommt nicht rein. Was passt, ist sofort verbunden mit allem anderen.
Schrittweise Implementierung
JUNJULAUGSEPOKT
JUN
Setup & Discovery-Backend
Mission Control wird auf eurer Infrastruktur installiert. Process Maps und Painpoints werden direkt darin dokumentiert.
JUL
Erste produktive Module
Die nach der Discovery priorisierten Themen — etwa E-Mail-Triage, Kundenakte, Dashboard — werden eingebaut.
AUG
Agenten & Automatisierung
Autonome Agenten übernehmen wiederkehrende Aufgaben. Voice-Interface kommt dazu, lokale AI auf dem Mac Mini läuft.
SEP
Integration & Skalierung
Bestehende Tools werden angebunden, Datenflüsse zusammengeführt. Abteilungen arbeiten zunehmend in einer Oberfläche.
OKT
Übergabe & Roadmap
Dokumentation, Schulung der Power-User, Roadmap für die Zeit danach. Mission Control läuft eigenständig weiter.
Mission Control gehört nach den fünf Monaten zu Zieschank — keine Lizenz-Abhängigkeit, kein Lock-in. Eure Daten, eure Hardware, euer System.
08 — Beispielhafte Bauideen
Was konkret entstehen kann.
Das Folgende sind Möglichkeiten, keine Festlegungen. Was am Ende gebaut wird, entscheidet die Discovery. Die Auswahl orientiert sich an dem, was bei euch wirklich Wirkung hat — nicht an dem, was sich gut anhört.
A
Vertrieb & Angebot
Das Angebot ist der Moment, in dem Zieschank zum ersten Mal misst, ob der Apparat funktioniert.
Angebots-GeneratorEingabe der Kundenanforderung — auch per Sprachnotiz oder Foto vom Aufmaßtermin — erzeugt einen Angebotsentwurf im Corporate Design. Konfigurationen aus Bestandskundenakten werden vorgeschlagen. Der Vertriebler liest gegen, korrigiert, schickt.
E-Mail-TriageEingehende Anfragen werden automatisch klassifiziert: Privatkunde, B2B, Reklamation, Lieferant, Spam. Stammdaten und Anliegen werden extrahiert und ins CRM geschrieben. Der morgendliche Posteingang ist vorsortiert, bevor jemand ihn öffnet.
Lead-QualifizierungWeb-Anfragen werden bewertet — Volumen, Region, Ernsthaftigkeit, historischer Kontext falls vorhanden. Die Rückrufliste sortiert sich selbst. Niemand entscheidet mehr aus dem Bauch heraus, wer zuerst dran ist.
Nachfass-AutomatikAngebote, die nach 7, 14, 28 Tagen unbeantwortet sind, lösen einen Nachfass aus — vorbereitet, im richtigen Tonfall, vom Vertriebler nur noch durchzulesen. Was sonst untergeht, kommt zurück auf den Tisch.
B
Dispo
Dispo ist die Abteilung, in der die meisten Kontextwechsel pro Stunde passieren. Genau dort wirkt Software am stärksten.
TourenoptimierungAufmaß- und Montagetermine werden routenoptimiert. Berücksichtigt werden Kolonnenverfügbarkeit, Rüstzeiten, Material vor Ort, regionale Cluster. Was heute Excel und Bauchgefühl ist, wird zu einem Vorschlag, den die Dispo annimmt oder überstimmt.
Voice-Interface„Verschiebe Müller von Donnerstag auf nächste Woche und ruf den Kunden an." Sprachgesteuerte Dispo, eingebunden in Kalender und Kundenakte. Statt fünf Klicks ein Satz.
Kundenavis automatischSMS- oder WhatsApp-Voravisierung am Vortag mit Zeitfenster. Live-ETA am Tag selbst, getrackt aus dem Fahrzeug. Ein Drittel der eingehenden Anrufe — „wann kommt ihr denn?" — entfällt.
Kapazitäts-FrühwarnungWenn die Auftragslage in Woche X die verfügbare Kolonnenzeit übersteigt, weiß man das heute frühestens Mittwoch. Künftig: am Tag des Auftragseingangs, mit Vorschlag zur Verschiebung oder Externe-Anfrage.
C
Aufmaß & Montage
Was die Monteure draußen erfassen, ist die Wahrheit. Alles andere ist Notizen-Telefonspiel.
Mobile App für MonteureAufmaß direkt vor Ort ins System. Foto-Doku der Einbausituation. Digitale Abnahmeprotokolle mit Kundenunterschrift. Keine Zettel, keine Übertragung am Abend, keine verlorenen Maße.
Foto-AnalyseBilder der Einbausituation werden automatisiert ausgewertet. Maßabweichungen, fehlende Teile, kritische Übergänge werden erkannt, bevor das Montageteam losfährt. Spart die Hälfte der zweiten Anfahrten.
Reklamations-Triage über FotoKunde sendet Foto eines Mangels, das System erkennt Art und Schwere, ordnet einer Kategorie zu, schlägt Lösung und zuständige Person vor. Erste Reaktion innerhalb einer Stunde statt eines Tages.
D
CRM & Kundenkommunikation
Ein Kunde, der dreimal seine Geschichte erzählen muss, ist ein Kunde, der den nächsten Auftrag woanders vergibt.
Zentrale KundenakteAlle Kontakte an einem Ort. Anrufe transkribiert, E-Mails getaggt, Termine zugeordnet, Angebote verlinkt. Wer einen Kunden anruft, sieht in fünf Sekunden, was zuletzt passiert ist.
ReklamationsmanagementEingang, Triage, Zuordnung, SLA-Tracking. Nichts geht verloren, nichts läuft aus dem Ruder. Marc sieht auf einen Blick, wo gerade Stress entsteht — und wo nicht.
AnrufzusammenfassungNach jedem Telefonat eine 3-Zeilen-Zusammenfassung in der Kundenakte, automatisch erzeugt. Was vereinbart wurde, was als nächstes ansteht. Niemand muss mehr Notizen tippen.
E
Finance
Die Buchhaltung ist die geduldigste Abteilung der Firma. Genau deshalb sammeln sich dort die meisten manuellen Routinen an.
Rechnungseingang automatisiertOCR plus Klassifizierung plus Vorkontierung. Datev-Schnittstelle ist Standard. Die Buchhaltung prüft, statt zu erfassen — und gewinnt 60 bis 80 Prozent der Zeit für tatsächlich anspruchsvolle Fälle zurück.
Mahnwesen mit TonfallEskalationslogik mit kontextsensiblen, höflichen Texten. Tonfall passt zum Kunden, nicht zur Vorlage. Stammkunde mit erstmaliger Verzögerung klingt anders als Wiederholungstäter.
Cash-Forecast rollierendLiquiditätsvorschau basierend auf offenen Posten, Auftragslage, historischen Zahlungseingängen. Aktualisiert sich täglich. Zeigt, wann es eng wird, bevor es eng wird.
F
Controlling & Reporting
Ein Bericht, der eine Entscheidung auslöst, ist Gold. Einer, der ein Postfach füllt, ist Lärm.
Geschäftsführer-DashboardEine Seite für Marc. Auftragseingang, Cashflow, offene Posten, Auslastung der Kolonnen, Reklamationsstand, Vertriebs-Pipeline. Jede Zahl klickbar, jede Abweichung erklärt.
Abteilungs-KPIsPro Abteilungsleiter eine Sicht auf das, was er steuern kann. Nicht mehr, nicht weniger. Vertrieb sieht Conversion und Pipeline. Dispo sieht Auslastung und Pünktlichkeit. Finance sieht Außenstände und Forecast.
Anomalie-AlertsStatt täglich Reports zu lesen: das System meldet, wenn etwas vom Muster abweicht. Materialkosten plötzlich 18 Prozent höher. Ein Lieferant mit auffälligen Verzögerungen. Drei Reklamationen aus derselben Tour.
Auftrags-DeckungsbeitragPro abgeschlossenem Auftrag rückblickend: kalkuliert vs. tatsächlich. Über die Zeit zeigt sich, welche Auftragstypen, Regionen, Kundengruppen wirklich verdienen — und welche systematisch unter Plan laufen.
G
Web & Sichtbarkeit
Die Webseite ist heute die zweite Visitenkarte. Bei vielen Anfragen ist sie die erste.
Webseiten-OptimierungPerformance, mobile Darstellung, Klarheit der Struktur, Conversion-Pfade. Eine Webseite, die in zwei Sekunden lädt und in fünf Sekunden klar macht, was Zieschank tut, gewinnt Anfragen, die bisher abgesprungen sind.
SEO mit SubstanzLokale Sichtbarkeit für die relevanten Suchbegriffe — Fensterbau, regionale Begriffe, spezifische Produktsuchen. Inhalte, die echten Fragen beantworten statt Keywords zu stapeln. Messbar gemacht über monatliches Reporting.
Content-SystemReferenzprojekte, Kundengeschichten, Fachwissen — strukturiert erfasst, mit Bildern aus dem Feld, automatisch in passender Form veröffentlicht. Vertrauen entsteht, wo Substanz sichtbar wird.
Lead-Tracking End-to-EndWelche Anfrage kam über welchen Kanal? Welche wurde zum Auftrag? Was hat die Akquise pro Auftrag wirklich gekostet? Marketing-Budget hört auf, ein Bauchgefühl zu sein.
H
Querschnitt & Infrastruktur
Was unter den Anwendungen liegt, sieht niemand. Wenn es gut gemacht ist, merkt man das jeden Tag.
Internes Wiki mit AI-Suche„Wie war das nochmal mit dem Wartungsvertrag XY?" Mitarbeiter fragen in natürlicher Sprache, das System antwortet aus den Firmendokumenten — Verträge, Anleitungen, Protokolle, technische Datenblätter. Wissen wird abrufbar, statt in Köpfen zu hängen.
Lokale AI-InfrastrukturAuf eigener Hardware im Haus. DSGVO-konform, keine Daten verlassen die Firma. Unabhängig von externen Anbietern, deren Preise sich nächstes Jahr verdreifachen können. Einmalige Investition, planbare Folgekosten.
System-IntegrationDie bestehenden Tools — Angebotssoftware, Buchhaltung, Kalender, Mail — werden über saubere Schnittstellen verbunden. Daten fließen, statt kopiert zu werden. Kein „Best of Breed"-Chaos, sondern ein zusammenhängendes Bild.
09 — Was ich mitbringe
Skills, die zur Aufgabe passen.
Automation
Custom Software, Workflow-Automatisierung, saubere Schnittstellen zwischen Bestandssystemen.
AI
Implementierung, Infrastruktur, lokale Modelle, Voice-Interfaces, Multi-Agent-Systeme. Eigene Plattform-Erfahrung aus Mission Control.
Prozesse
Mapping, Optimierung, Discovery-Methodik, Painpoint-Priorisierung nach Impact mal Aufwand.
CRM
Setup, Integration, Datenmodelle, Migration aus Bestandssystemen ohne Datenverlust.
KPI-Definition, Anomalie-Erkennung, Deckungsbeitragsrechnung pro Auftrag, GF-taugliche Visualisierung.
Web & SEO
Technische Optimierung, lokale Sichtbarkeit, Content-Systeme, End-to-End-Tracking von Anfrage bis Auftrag.
10 — Wie gebaut wird
Drei Prinzipien, die tragen.
Was nicht benutzt wird, ist gescheitert.
Software, die die Mitarbeiter nicht annehmen, hat ihren Zweck verfehlt — egal wie elegant die Architektur ist. Akzeptanz ist Teil des Bauauftrags, nicht ein Nachgedanke.
Lieber drei Themen sauber als zehn halb.
Fünf Monate sind nicht viel. Was angefangen wird, wird abgeschlossen, dokumentiert, übergeben. Was nicht reinpasst, kommt in die Roadmap.
Daten bleiben, wo sie hingehören.
DSGVO ist kein Compliance-Theater, sondern Architekturentscheidung. Lokale AI-Infrastruktur, saubere Berechtigungen, keine versteckten Cloud-Übermittlungen. Das ist nicht Aufpreis, das ist Standard.
11 — Nach den fünf Monaten
Die Tür bleibt offen.
Fünf Monate sind ein definierter Rahmen, kein Abschied. Was in dieser Zeit gebaut wird, wird sauber dokumentiert und übergeben — niemand soll danach in einer Black Box sitzen.
Über den Zeitraum hinaus stehe ich Zieschank weiter zur Verfügung, dann als Freelancer. Für punktuelle Erweiterungen, Wartung der gebauten Systeme, neue Themen aus der Roadmap. Kein verpflichtender Vertrag, sondern ein offener Kanal — verfügbar, wenn etwas gebraucht wird.
„Was ich baue, soll ohne mich laufen. Wenn ich danach gerufen werde, dann weil neue Themen entstehen — nicht weil alte ohne mich nicht funktionieren."
Ein mittelständischer Fensterbauer hat Hunderte kleiner Reibungspunkte im Tagesgeschäft. Keiner davon ist dramatisch. Zusammen kosten sie eine Person pro Abteilung.
Dieses Konzept skizziert, wie ich die nächsten fünf Monate dafür einsetze, sie systematisch herauszuarbeiten — und dort zu automatisieren, wo es sich rechnet.
Adressat
Marc Hein
Start
15. Juni 2026
Modell
Hybrid · 5 Monate
Fokus
Operations · AI
01 — Beobachtung
Justus Langowsky
Wo die Zeit verloren geht.
In jedem operativ gewachsenen Unternehmen sammeln sich über Jahre dieselben Muster an. Sie sind nirgendwo dokumentiert, weil jeder einzelne davon kleiner wirkt als die Mühe, ihn zu beschreiben.
Sie zu adressieren ist die eigentliche Arbeit — nicht ein neues Tool einzuführen.
„Die größten Hebel liegen meist nicht da, wo neue Technologie hinzukommt — sondern da, wo alte Reibung verschwindet."
— Beobachtung
01 — Beobachtung · Muster
Justus Langowsky
Fünf Muster, die überall auftauchen.
i
Doppelte ErfassungDaten aus dem Angebotsprogramm wandern manuell in eine Excel, von dort ins CRM, von dort in eine WhatsApp an den Monteur.
ii
TelefonlastHalbe Stelle Dispo geht für Anrufe drauf, deren Antwort eigentlich schon im System steht — nur findet sie der Anrufer nicht.
iii
Stille WissensmonopoleEine Person weiß, welcher Lieferant für welches Profil welche Lieferzeit hat. Geht sie in Urlaub, stockt der Einkauf.
iv
Reports, die niemand liestExcel-Auswertungen werden Freitag erstellt, Montag liegen sie ungeöffnet im Postfach. Das Format löst keine Entscheidung aus.
v
Anfragen versandenJeder fünfte Lead aus der Webseite wird nicht zurückgerufen — nicht aus Desinteresse, sondern weil unklar ist, wer ihn priorisieren sollte.
02 — Arbeitsweise
Justus Langowsky
Eingebunden, aber eigenständig.
Ich komme als Festangestellter zu Zieschank — Teil des Teams, ansprechbar, im selben Boot wie alle anderen. Gleichzeitig arbeite ich wie jemand, der für seine Ergebnisse verantwortlich ist. Selbstgesteuert, mit klaren Outputs, ohne Mikromanagement.
Was zählt, ist was am Ende des Monats läuft. Nicht, wie viele Stunden ich am Schreibtisch saß. Hybrid heißt: präsent, wo Präsenz wirkt — remote, wo konzentriertes Bauen wirkt.
„Erst verstehen, wie es heute läuft. Dann entscheiden, was sich zu bauen lohnt. Erst dann bauen."
— Arbeitsprinzip
03 — Vorgehen
Justus Langowsky
Discovery vor Implementierung.
Bevor irgendeine Software entsteht, setze ich mich zu jedem Abteilungsleiter an seinen Arbeitsplatz. Operative Bereiche und Dispo. Keine Herstellung — die Hebelwirkung liegt anderswo.
W 1 – 2
Process Discovery
Walkthroughs mit jedem Abteilungsleiter. Tools, Tagesabläufe, Übergaben. Output: Process Map pro Abteilung, konsolidierte Painpoint-Liste sortiert nach Impact mal Aufwand.
W 3
Priorisierung
Wir gehen die Liste gemeinsam durch. Drei bis fünf Themen für die verbleibenden Monate. Der Rest geht in eine Roadmap für später.
W 4 ff.
Build & Rollout
Iterativ, mit den Leuten aus den Abteilungen. Was gebaut wird, wird auch benutzt. Jede Woche ein Stand, jeder Stand eine Entscheidung.
04 — Iterations-Zyklus
Justus Langowsky
Kurze Wege, klare Übergaben.
01
Verstehen
Ich spreche mit den Leuten in der Abteilung, dokumentiere Painpoints.
→ Ich
02
Vorschlagen
Ein klarer Vorschlag: Was, warum, Aufwand, Wirkung. Eine Seite.
→ Ich
03
Entscheiden
Du gibst grünes Licht, lehnst ab oder schärfst nach.
→ Marc
04
Bauen
Ich entwickle eigenständig. Bei Blockern melde ich mich.
→ Ich
05
Zeigen
Funktionierender Stand. Du klickst durch, gibst Feedback.
→ Ich
06
Freigeben
Live-Betrieb, Iteration oder verworfen. Live-Stand wird dokumentiert.
→ Marc
05 — Kommunikation · Kanäle
Justus Langowsky
Wie wir im Alltag laufen.
Wir kennen uns. Hier deshalb keine Spielregeln aus dem Lehrbuch, sondern ein Bild davon, wie wir miteinander reden.
WhatsApp
Tägliche Kommunikation
Schnelle Fragen, Updates, Statusmeldungen. Wie unter Bekannten.
Anruf
Wenn schreiben zu lange dauert
Direkter Anruf, jederzeit. Ich nehme ab oder rufe zurück.
Im Büro, beim Kaffee, zum Mittagessen. Wir reden, wenn es ansteht.
05 — Kommunikation · Liefer-Formate
Justus Langowsky
Wie du Ergebnisse bekommst.
Was ich liefere, kommt in einer von vier Formen — passend zum Zweck. Du klickst, liest, entscheidest.
Live-Demo
Funktionierender Stand zum Anklicken
Wenn etwas Neues fertig ist, bekommst du einen Link. Kein Mockup, kein Wireframe — die echte Sache.
One-Pager
Eine Seite pro Vorhaben
Was, Warum, Aufwand, erwarteter Nutzen. Lesezeit drei Minuten. Du gibst grünes Licht oder schärfst nach.
Dashboard
Live-Sicht auf den Stand
Was läuft, was ist fertig, was ist in Arbeit — auf einer Seite, immer aktuell.
Kurzbericht
Monatsende, fünf Minuten Lesezeit
Was wurde geschafft, was ist als nächstes dran, wo brauche ich Entscheidungen.
05 — Kommunikation · Feedback & Takt
Justus Langowsky
Anpassungen ohne Eskalation.
Feedback-Loop
i
Sag es früh, sag es direkt.Lieber sofort eine kurze WhatsApp als zwei Wochen warten.
ii
Bauchgefühl reicht.„Fühlt sich nicht richtig an" ist ein gültiges Argument.
iii
Innerhalb von 48 Stunden ist die Anpassung sichtbar.Größere Richtungswechsel mit klarem Plan.
06 — Was ich brauche
Justus Langowsky
Eine schlanke Grundausstattung.
Damit ich vom ersten Tag an liefern kann, brauche ich ein klares Set an Werkzeugen. Alles Standard für jemanden, der mit AI-Systemen arbeitet.
Claude Max 5x
Tägliche AI-Workflows. Ohne ausreichende Token-Limits stockt der Build.
MacBook Pro
Firmengerät für DSGVO-saubere Trennung.
Mac Mini M4
Stationär für lokale AI-Modelle und autonom laufende Agenten.
GitHub Account
Versionskontrolle, Organisations-Account mit privaten Repos.
Google Workspace
Account auf Firmen-Domain für Drive, Kalender, Mail.
Vercel Pro
Hosting für Web-Anwendungen und interne Tools.
07 — Mission Control
Justus Langowsky
Eine Plattform, die mitwächst.
Mission Control ist die Plattform, die ich seit Monaten entwickle. Sie passt zu Zieschank — viele kleine Werkzeuge, agentenbasierte Automatisierung, ein Dashboard. Alles unter einem Dach. Sie gehört nach den fünf Monaten Zieschank — kein Lock-in.
JUNJULAUGSEPOKT
JUN
Setup & Discovery-Backend
Mission Control wird auf eurer Infrastruktur installiert.
JUL
Erste produktive Module
Priorisierte Themen werden eingebaut — E-Mail-Triage, Kundenakte, Dashboard.
AUG
Agenten & Automatisierung
Autonome Agenten, Voice-Interface, lokale AI auf dem Mac Mini.
Dokumentation, Schulung, Roadmap. Mission Control läuft eigenständig weiter.
08 — Beispielhafte Bauideen
Justus Langowsky
Was konkret entstehen kann.
Das Folgende sind Möglichkeiten, keine Festlegungen. Was am Ende gebaut wird, entscheidet die Discovery. Die Auswahl orientiert sich an dem, was bei euch wirklich Wirkung hat — nicht an dem, was sich gut anhört.
Auf den nächsten Folien: acht Abteilungen mit konkreten Beispielen.
A · Vertrieb
B · Dispo
C · Aufmaß
D · CRM
E · Finance
F · Controlling
G · Web
H · Infra
08 · A — Vertrieb & Angebot
Justus Langowsky
Der erste Test des Apparats.
Das Angebot ist der Moment, in dem Zieschank zum ersten Mal misst, ob der Apparat funktioniert.
Angebots-GeneratorEingabe per Sprachnotiz oder Foto erzeugt Angebotsentwurf im Corporate Design. Vertriebler liest gegen, korrigiert, schickt.
E-Mail-TriageAnfragen werden klassifiziert (Privat, B2B, Reklamation, Lieferant). Stammdaten ins CRM. Posteingang vorsortiert.
Lead-QualifizierungWeb-Anfragen werden bewertet — Volumen, Region, Ernsthaftigkeit. Die Rückrufliste sortiert sich selbst.
Nachfass-AutomatikAngebote nach 7, 14, 28 Tagen unbeantwortet → vorbereiteter Nachfass im richtigen Tonfall.
08 · B — Dispo
Justus Langowsky
Wo Software am stärksten wirkt.
Dispo ist die Abteilung, in der die meisten Kontextwechsel pro Stunde passieren. Genau dort wirkt Software am stärksten.
TourenoptimierungTermine routenoptimiert mit Kolonnenverfügbarkeit, Rüstzeiten, Material vor Ort. Vorschlag, den die Dispo annimmt oder überstimmt.
Voice-Interface„Verschiebe Müller von Donnerstag auf nächste Woche und ruf den Kunden an." Statt fünf Klicks ein Satz.
Kundenavis automatischSMS oder WhatsApp am Vortag mit Zeitfenster, Live-ETA am Tag selbst. Ein Drittel der Anrufe entfällt.
Kapazitäts-FrühwarnungAuftragslage übersteigt Kolonnenzeit → Warnung am Tag des Auftragseingangs, nicht erst Mittwoch.
08 · C — Aufmaß & Montage
Justus Langowsky
Die Wahrheit liegt draußen.
Was die Monteure draußen erfassen, ist die Wahrheit. Alles andere ist Notizen-Telefonspiel.
Mobile App für MonteureAufmaß direkt vor Ort, Foto-Doku, digitale Abnahmeprotokolle mit Kundenunterschrift. Keine Zettel, keine verlorenen Maße.
Foto-AnalyseBilder werden ausgewertet. Maßabweichungen, fehlende Teile, kritische Übergänge — erkannt bevor das Team losfährt.
Reklamations-Triage über FotoKunde sendet Foto, System erkennt Art und Schwere, ordnet zu, schlägt Lösung vor. Reaktion in einer Stunde statt einem Tag.
08 · D — CRM & Kommunikation
Justus Langowsky
Eine Geschichte reicht.
Ein Kunde, der dreimal seine Geschichte erzählen muss, ist ein Kunde, der den nächsten Auftrag woanders vergibt.
Zentrale KundenakteAnrufe transkribiert, E-Mails getaggt, Termine zugeordnet, Angebote verlinkt. Wer anruft, sieht in fünf Sekunden den Stand.
ReklamationsmanagementEingang, Triage, Zuordnung, SLA-Tracking. Marc sieht auf einen Blick, wo Stress entsteht — und wo nicht.
AnrufzusammenfassungNach jedem Telefonat 3-Zeilen-Zusammenfassung in der Kundenakte — automatisch erzeugt. Niemand tippt mehr Notizen.
08 · E — Finance
Justus Langowsky
Die geduldigste Abteilung.
Die Buchhaltung ist die geduldigste Abteilung der Firma. Genau deshalb sammeln sich dort die meisten manuellen Routinen an.
Rechnungseingang automatisiertOCR + Klassifizierung + Vorkontierung, Datev-Schnittstelle Standard. 60-80 % der Zeit zurückgewonnen.
Mahnwesen mit TonfallEskalationslogik mit kontextsensiblen Texten. Stammkunde klingt anders als Wiederholungstäter.
Cash-Forecast rollierendLiquiditätsvorschau aus offenen Posten, Auftragslage, Zahlungseingängen. Aktualisiert sich täglich.
08 · F — Controlling & Reporting
Justus Langowsky
Berichte, die wirken.
Ein Bericht, der eine Entscheidung auslöst, ist Gold. Einer, der ein Postfach füllt, ist Lärm.
Geschäftsführer-DashboardEine Seite für Marc. Auftragseingang, Cashflow, offene Posten, Auslastung, Reklamationen, Pipeline. Jede Zahl klickbar.
Abteilungs-KPIsPro Abteilungsleiter eine Sicht auf das, was er steuern kann. Nicht mehr, nicht weniger.
Anomalie-AlertsSystem meldet, wenn etwas vom Muster abweicht. Materialkosten, Lieferanten-Verzögerungen, Reklamations-Cluster.
Auftrags-DeckungsbeitragPro Auftrag rückblickend: kalkuliert vs. tatsächlich. Welche Auftragstypen verdienen wirklich.
08 · G — Web & Sichtbarkeit
Justus Langowsky
Die zweite — oft erste — Visitenkarte.
Die Webseite ist heute die zweite Visitenkarte. Bei vielen Anfragen ist sie die erste.
Webseiten-OptimierungPerformance, mobile Darstellung, Klarheit, Conversion-Pfade. In 2 Sekunden geladen, in 5 Sekunden klar.
SEO mit SubstanzLokale Sichtbarkeit für relevante Begriffe. Inhalte, die Fragen beantworten — nicht Keywords stapeln.
Content-SystemReferenzprojekte, Kundengeschichten, Fachwissen — strukturiert, mit Bildern aus dem Feld.
Lead-Tracking End-to-EndWelche Anfrage über welchen Kanal? Welche zum Auftrag? Marketing-Budget hört auf, Bauchgefühl zu sein.
08 · H — Querschnitt & Infrastruktur
Justus Langowsky
Was unten liegt, merkt man oben.
Was unter den Anwendungen liegt, sieht niemand. Wenn es gut gemacht ist, merkt man das jeden Tag.
Internes Wiki mit AI-SucheMitarbeiter fragen in natürlicher Sprache, System antwortet aus Firmendokumenten. Wissen wird abrufbar.
Lokale AI-InfrastrukturEigene Hardware, DSGVO-konform, keine Cloud-Übermittlung. Einmalige Investition, planbare Folgekosten.
System-IntegrationBestehende Tools über Schnittstellen verbunden. Daten fließen statt kopiert zu werden.
09 — Was ich mitbringe
Justus Langowsky
Skills, die zur Aufgabe passen.
Automation
Custom Software, Workflow-Automatisierung, Schnittstellen zwischen Bestandssystemen.
AI
Lokale Modelle, Voice-Interfaces, Multi-Agent-Systeme. Eigene Plattform-Erfahrung aus Mission Control.
Technische Optimierung, lokale Sichtbarkeit, Content-Systeme, End-to-End-Tracking.
10 — Wie gebaut wird
Justus Langowsky
Drei Prinzipien, die tragen.
Was nicht benutzt wird, ist gescheitert.
Software, die die Mitarbeiter nicht annehmen, hat ihren Zweck verfehlt — egal wie elegant die Architektur ist. Akzeptanz ist Teil des Bauauftrags.
Lieber drei Themen sauber als zehn halb.
Fünf Monate sind nicht viel. Was angefangen wird, wird abgeschlossen, dokumentiert, übergeben. Was nicht reinpasst, kommt in die Roadmap.
Daten bleiben, wo sie hingehören.
DSGVO ist kein Compliance-Theater, sondern Architekturentscheidung. Lokale AI-Infrastruktur, saubere Berechtigungen, keine versteckten Cloud-Übermittlungen.
11 — Nach den fünf Monaten
Justus Langowsky
Die Tür bleibt offen.
Fünf Monate sind ein definierter Rahmen, kein Abschied. Was in dieser Zeit gebaut wird, wird sauber dokumentiert und übergeben — niemand soll danach in einer Black Box sitzen.
Über den Zeitraum hinaus stehe ich Zieschank weiter zur Verfügung, dann als Freelancer. Für punktuelle Erweiterungen, Wartung der gebauten Systeme, neue Themen aus der Roadmap. Kein verpflichtender Vertrag, sondern ein offener Kanal.
„Was ich baue, soll ohne mich laufen. Wenn ich danach gerufen werde, dann weil neue Themen entstehen — nicht weil alte ohne mich nicht funktionieren."